Informação: Aquisição de Dados, Transformação de Dados e Gerenciamento de Informações

O processo de geração de informações envolve uma série de atividades. De um modo geral, existem três atividades básicas:

1. Aquisição de dados,

2. Transformação de dados,

3. Gestão de informação.

1. Aquisição de Dados:

Dados (plural de dados) são fatos expressos com a ajuda de símbolos como alfabetos, dígitos, gráficos, diagramas, imagens, etc. ou de qualquer outra forma. Os dados podem descrever um evento ou podem representar o status de um elemento do ambiente.

Qualquer que seja a fonte de dados; pode ser inicialmente registrado e depois verificado quanto à precisão e autenticidade. Esta atividade é chamada de captura de dados.

Os dados podem ser capturados digitando com teclado ou digitalizando com dispositivos de digitalização, fatos de documentos nos quais foram gravados. Caso os dados já estejam gravados em mídia de computador, como discos e fitas, a captura de dados pode ocorrer selecionando a parte relevante da gravação para atender às necessidades de dados para o propósito em questão. Os dados também podem ser capturados sobre o estado das coisas no processo industrial com a ajuda de vários dispositivos de detecção.

Por exemplo, a pressão no oleoduto ou a temperatura no forno podem ser capturadas usando dispositivos sensores adequados para esse fim. Como a captura e o armazenamento de dados têm um custo, é necessário ser seletivo na captura de dados. Sugere-se que as necessidades de dados devem ser definidas com cuidado, à luz das necessidades de informação de todos os usuários.

A maioria dos dados capturados para sistemas de informações de negócios é organizada em arquivos de dados. Cada arquivo contém registros relacionados a vários elementos de dados (campos) expressos com a ajuda de diferentes símbolos (caracteres). Esses arquivos estão vinculados a bancos de dados; a hierarquia de dados em sistemas de informação de negócios pode ser descrita com a ajuda da Figura 1.4

2. Transformação de Dados :

A transformação de dados pode ser feita executando qualquer uma das seguintes operações nos dados:

i) reorganização:

A reorganização de dados em alguma ordem especificada é uma atividade de processamento de dados muito comum. Por exemplo; os dados referentes às lojas podem ser reorganizados em ordem de data de compra ou em ordem de valor de cada unidade ou na ordem alfabética dos nomes desses itens. Esse rearranjo também é conhecido como classificação de dados. A classificação pode aumentar a utilidade dos dados.

(ii) Classificação:

Os dados podem ser classificados com base nas variáveis ​​/ fatores selecionados. Por exemplo, os dados de vendas podem ser classificados nas variáveis ​​como código do cliente, cidade e produto ou vendedor envolvido na obtenção da ordem.

A classificação também é uma operação de processamento de dados comumente usada, particularmente em sistemas de informações contábeis. De fato, todo o conceito de razão é baseado na classificação como atividade de valor agregado no processo de geração de informação. A classificação agrega valor aos dados e os torna mais valiosos para o usuário na maioria das situações de decisão.

(iii) Calculando:

Para um leigo, os dados são processados ​​apenas pelo cálculo. Uma série de cálculos realizados em valores numéricos é chamada de computação. Isto é, talvez, como os computadores receberam seu nome, como as gerações anteriores de computadores que tinham como objetivo prover recursos de computação.

Mesmo que as diversas formas de dados possam agora ser processadas com a ajuda de computadores, o processo de geração é predominantemente computacional. O cálculo envolve a realização de operações aritméticas (como operações de adição, subtração, multiplicação, divisão e lógica).

Por exemplo, os índices financeiros podem ser calculados através da realização de operações aritméticas em vários valores nas demonstrações financeiras. Mesmo conjunto complexo de computações pode ocorrer enquanto se usam várias técnicas quantitativas para análise de dados. Esses modelos quantitativos ajudam a filtrar informações de um grande volume de dados. Esse tipo de operação de processamento de dados é amplamente usado pelos gerentes para prever o comportamento de vários elementos do ambiente de negócios.

(iv) Resumindo:

Resumir é um processo de agregar vários elementos de dados, reduzindo o volume de dados para uma forma mais significativa. Por exemplo, um gerente financeiro pode estar interessado em saber o número total de ações solicitadas em uma emissão pública. Os dados a esse respeito podem ser resumidos e esse relatório resumido pode ser mais útil para ele do que toda a declaração que fornece detalhes de cada pedido de compartilhamento recebido.

Resumir também pode envolver agregação em cada categoria ou classe de valor. Estendendo o exemplo acima, um relatório de resumo pode conter subtotais para cada classe de pedidos de ações recebidos, ou seja, pessoa física, órgão corporativo, trust, etc. ou número de ações solicitadas em cada cidade.

3. Gestão de Informação:

Após a aquisição e / ou transformação, os dados processados ​​podem ser comunicados ao usuário final ou podem ser armazenados para referência futura. Se as informações devem ser comunicadas ao usuário, o formato do relatório deve ser selecionado. O formato do relatório pode incluir formatos colunares / tabulares simples ou formatos visuais, como gráficos, diagramas, gráficos etc.

Com a disponibilidade de computadores mais rápidos e melhores dispositivos de exibição, o mapeamento de informações e as técnicas de visualização estão se tornando populares. Uma vez que o formato do relatório é decidido, o canal apropriado de comunicação precisa ser selecionado e usado.

Caso as informações geradas sejam usadas no futuro, elas podem ser armazenadas em algum meio de armazenamento em massa. Tais atividades de comunicação e / ou armazenamento de informações podem ser denominadas como gerenciamento de informações.

Um exemplo de geração de informação

A fim de entender o processo de geração de informações, tomemos um requisito de informação hipotética. Uma empresa de grande porte está contemplando a introdução de um esquema de incentivos para seus clientes de produtos perecíveis. Inicialmente, propõe-se que o esquema seja aplicável apenas aos clientes que colocaram ordens de venda superiores a Rs. 15 lac no valor em um mês.

Estima-se que os clientes que fizeram pedidos para os valores que variam entre Rs 12 e 15 lac acharão o incentivo bastante atraente e, portanto, esses clientes foram chamados de 'clientes-alvo'. O incentivo provavelmente aumentará o valor dos pedidos de vendas desses clientes-alvo no mês atual.

Como o produto é perecível, o aumento de vendas no mês atual não reduziria as necessidades de compra dos clientes no próximo mês. Para poder avaliar o possível aumento nas vendas do mês atual como consequência do esquema de incentivo, o gerente de marketing exige informações sobre o valor pelo qual o total de pedidos de vendas de cada cliente-alvo ficou aquém de Rs 15 lac e o total de Espera-se que esses déficits aumentem a receita de vendas no mês atual.

Os detalhes do pedido de vendas do mês anterior já estão marcados em uma fita magnética. Para obter informações sobre o total de vendas de cada cliente, toda a transação de vendas precisa ser classificada com base no nome do cliente. Em seguida, uma lista desses clientes em que o valor total do pedido de vendas está entre Rs 12 e 15 lac pode ser preparado, as deficiências serão calculadas e somadas. As informações podem ser comunicadas como valores frios ao gerente.

Uma forma alternativa pode ser representar as informações na forma de uma distribuição de frequência, de modo que o gerente possa avaliar a possível contribuição de cada classe de clientes para o aumento esperado e, consequentemente, analisar a faixa de elegibilidade dos clientes para o esquema de incentivos. . Um gráfico de pizza mostrando essa contribuição de cada categoria pode ajudar o gerente a compreender as informações rapidamente.

O caso acima apenas ilustra a natureza das atividades envolvidas na geração de informações e é um exemplo hipotético simplificado do papel de cada uma dessas atividades no processo. A geração de informação pode ser um processo bastante complexo e envolve múltiplas atividades.

O processo de geração de informações continua, pois há uma multiplicidade de propósitos para os quais a informação é necessária em uma empresa. Como resultado, a empresa geralmente está envolvida em um ciclo interminável de geração de informações.