Informação: 5 Atributos Importantes que Agregam Valor à Qualidade da Informação
Alguns dos atributos importantes que agregam valor à qualidade das informações são os seguintes:
Existem muitos atributos associados a informações de boa qualidade. Cada um desses atributos agrega valor à informação.
O processo de geração de informação deve focar na qualidade da informação visando melhorar o grau de cada um desses atributos. Qualquer comprometimento feito com relação à informação de qualidade devido a restrições técnicas, físicas ou econômicas deve ser dado ao usuário da informação, no momento da comunicação da informação.
Os atributos a seguir adicionam valor à qualidade das informações:
(a) Prontidão na disponibilidade e updation:
A decisão deve ser tomada dentro de um período de tempo e, portanto, a informação deve estar disponível dentro do prazo desejado. Está bem dito "Informação atrasada é informação negada". Alguns tipos de informações são exigidos periodicamente e devem ser disponibilizados ao usuário regularmente e de maneira oportuna a fim de evitar atrasos na tomada de decisões.
Os outros tipos de necessidades de informação são repentinos e irregulares. Tais necessidades surgem quando e quando uma oportunidade de negócio ou ameaça é percebida. Tais informações, se fornecidas prontamente, podem ajudar o gerente a tomar uma decisão mais rápida para minimizar a perda de oportunidade ou mitigar a possível perda devido a uma ameaça comercial.
A atualização da informação é, portanto, uma atividade regular em qualquer bom sistema de informação. De fato, alguns dos sistemas de informação são projetados de tal maneira que o estoque de informações é atualizado automaticamente, imediatamente após um evento ser registrado. Tais sistemas de informação também são chamados de sistemas em tempo real.
(b) Precisão:
Precisão é o grau de ausência de erro no processo de geração de informação. É um atributo importante de boa informação. No entanto, aumentar a precisão pode ter um custo. É, portanto, necessário determinar os níveis aceitáveis de precisão para cada tipo de informação.
Por exemplo, as estimativas de custo do produto precisam ser tão precisas quanto possível, uma vez que uma pequena imprecisão pode ter um impacto significativo no desempenho da empresa. No entanto, a estimativa do tamanho total do mercado e a participação da empresa nele com um grau de erro comparativamente maior ainda pode ser de grande valor para o tomador de decisão.
c) Precisão:
A precisão é uma virtude importante da informação de boa qualidade. Muitas informações, por vezes, resultam no despejo de informações importantes na pilha de detalhes que podem não ser necessários em um determinado momento.
Detalhes excessivos de informações resultam em sobrecarga de informações, causando o que agora está sendo denominado como Síndrome da Fadiga da Informação. Apenas informações precisas são respeitadas e usadas pelos gerentes. Detalhes desnecessários são apenas arquivados.
(d) completude:
As informações comunicadas a um gerente devem ser completas e atender a todas as suas necessidades. Informações incompletas podem ser enganosas e podem resultar em decisões erradas. É por isso que um gerente deve insistir em seu envolvimento na definição das informações que serão disponibilizadas a ele.
Caso o fornecimento de informações abrangentes não seja viável por um ou outro motivo, o gerente deve estar ciente desse fato, para que as informações incompletas sejam usadas com cautela.
(e) Unambiguity:
A clareza da informação é um atributo importante da boa informação. A informação deve ser inequívoca e deve ser comunicada de tal forma que transmite o mesmo significado a diferentes usuários. Bancos de dados modernos mantêm dicionários de dados que definem claramente a variável usada na informação para padronizar a terminologia usada nos relatórios.
Além disso, existem outros atributos, como quantificabilidade, verificabilidade, imparcialidade, etc., que se pode tentar incorporar para melhorar a qualidade da informação. Em que medida a qualidade da informação pode ser mantida, ela dependerá das considerações de custo, natureza e fonte de informação, tempo disponível para gerar informação e outros fatores.
