Importância dos sistemas de suporte a operações para uma empresa de negócios

Importância dos sistemas de suporte a operações para uma empresa de negócios!

Os sistemas de suporte a operações concentram-se nas operações da empresa. O objetivo básico desses sistemas é melhorar a eficiência operacional da empresa. Como esses sistemas se preocupam principalmente com operações, eles usam dados internos principalmente para gerentes nos níveis mais baixos.

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Os sistemas de suporte a operações podem ser classificados nas seguintes categorias:

uma. Sistemas de processamento de transações

b. Sistemas de Gerenciamento de Informação

c. Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais.

Sistemas de processamento de transações:

Um Sistema de Processamento de Transação (TPS) concentra-se no registro e processamento de eventos econômicos (transações) na empresa. Seu escopo abrange toda a gama de rotinas diárias da empresa, incluindo contabilidade financeira, controle de estoque, folha de pagamento e sistema de processamento de pedidos de vendas.

Geralmente, o TPS é estruturado em torno do tipo de transações em uma organização. Por exemplo, um sistema de Contabilidade Financeira seria estruturado em torno de transações contábeis financeiras, como recebimentos, pagamentos, faturas e transações de lançamentos de faturas de compras, etc. Existem módulos para o processamento de cada uma dessas transações.

Recursos do TPS:

a) Grande volume de dados:

Como o TPS é orientado por transações, ele geralmente contém grandes volumes de dados. Esses sistemas exigem maior capacidade de armazenamento e sua principal preocupação é garantir que os dados referentes aos eventos econômicos nas organizações sejam capturados de forma rápida e correta.

b) Automação de operações básicas:

Qualquer TPS visa automatizar as operações básicas de uma empresa e desempenha um papel crítico no funcionamento diário da empresa. Qualquer falha no TPS por um curto período de tempo pode atrapalhar o funcionamento da empresa.

Qualquer fragilidade do TPS pode levar a falhas na obtenção de entrada do ambiente ou fornecer saída ao ambiente. O TPS liga a empresa a elementos do ambiente externo (por exemplo, clientes, fornecedores, acionistas, etc.). Assim, o TPS é uma fonte importante de informações atualizadas sobre as operações na empresa.

c) Os benefícios são facilmente mensuráveis:

O TPS reduz a carga de trabalho das pessoas associadas às operações e melhora sua eficiência ao automatizar algumas das operações. A maioria dos benefícios do TPS é tangível e facilmente mensurável. Portanto, a análise custo-benefício em relação à conveniência do TPS é fácil de conduzir. Como os benefícios do TPS são principalmente tangíveis, a aceitação do usuário é fácil de obter.

d) Fonte de entrada para outros sistemas:

O TPS é a fonte básica de informações internas para outros sistemas de informação. A forte dependência de outros sistemas de informação no TPS para esse propósito torna o TPS importante também para decisões táticas e estratégicas.

Sistemas de Gerenciamento de Informação:

Um Sistema de Informação de Gestão (MIS) visa atender às necessidades de informação dos gestores, particularmente no que diz respeito às operações atuais e passadas da empresa. Eles oferecem relatórios resumidos sobre as operações da empresa e às vezes fornecem links on-line para transações individuais também. É por isso que esses sistemas também são chamados de sistemas de suporte a operações.

Recursos do MIS:

a) Informação resumida:

O MIS ajuda os gerentes fornecendo informações resumidas sobre as operações. Essas informações resumidas geralmente são fornecidas na forma de relatórios. Esses relatórios podem ser periódicos, em chamadas ou relatórios de exceção. Anteriormente MIS eram bastante rígidos em formatos de relatórios e periodicidade.

No entanto, com a mudança de tecnologias de software, o MIS moderno geralmente ofereceria facilidade de consulta de dados on-line, bem como formatos de relatórios flexíveis com facilidade para relatórios definidos pelo usuário, usando gravadores de relatórios que são bastante simples de usar. Como o MIS oferece relatórios resumidos, sem usar muitas ferramentas de análise de dados, eles também são chamados de sistemas de relatórios.

b) Controle Operacional:

O MIS também oferece informações sobre níveis planejados, valores de períodos anteriores e desvios. Isso ajuda no controle operacional e melhora a eficiência operacional. O MIS usa dados internos e geralmente não usa nenhum dado do ambiente externo.

c) Foco na informação interna:

O MIS usa principalmente TPS ou bancos de dados como fonte de informações de entrada. Assim, o foco do MIS é o ambiente interno. Como o papel da informação interna na tomada de decisões gerenciais é limitado, a MIS tem apenas aplicações limitadas no processo gerencial. A Figura 10.1 ilustra essas aplicações:

d) Decisões Estruturadas:

Como o foco do MIS é a informação interna, falta-lhe ferramentas avançadas de análise de dados e, como tal, é útil principalmente para decisões estruturadas em tipos previsíveis de situações de tomada de decisão.

Limitações do MIS:

Muitos MIS anteriores não dispunham de instalações de relatórios de exceção, relatórios-chave de indicadores e relatórios de plantão. Outra fraqueza comum do MIS tem sido a indisponibilidade de relatórios orientados à decisão. Por exemplo, um gerente precisaria de um relatório que oferecesse informações completas sobre as estruturas de custos para uma decisão de precificação e não apenas estimativas de custos variáveis ​​e fixos.

Devido à periodicidade predefinida dos relatórios do MIS, é possível que as informações cheguem ao gerente bastante tarde e, às vezes, tarde demais.

Embora os relatórios da MIS sirvam ao propósito de manter os gerentes cientes dos acontecimentos na empresa, eles não estão ajustados para a análise da situação em termos de identificar razões para situações indesejáveis ​​ou de elaborar e avaliar cursos de ação alternativos.

Outra queixa comum dos gerentes é que, em geral, os MIS são bastante lentos em responder à dinâmica da situação do mercado e, portanto, ajudam mais a fazer post-mortem do que a advertir quando as coisas estão dando errado.

Sistemas de Planejamento de Recursos Empresariais:

Como o MIS tem sido tradicionalmente baseado em insumos de sistemas de processamento de transações, eles têm continuado o legado de serem construídos em torno de diferentes tipos de transações. Em vista disso, as estruturas organizacionais têm uma influência importante no projeto do MIS. As informações, no MIS, são fornecidas na forma de relatórios que seriam necessários para diferentes departamentos.

Os módulos do MIS geralmente estariam nas linhas do tipo de departamentos incluídos na estrutura da organização. A crescente relevância da flexibilidade nos processos para reorientá-los para o ambiente de negócios em mutação tornou o MIS menos relevante. Com o processo de negócios e a engenharia tornando-se a palavra de hoje, há uma necessidade de mudar toda a abordagem em relação aos processos de negócios. A nova abordagem deve considerar as seguintes premissas para desenvolver os sistemas de informação.

uma. Os processos de negócios influenciam o resultado final.

b. Unidades organizacionais, às vezes, tornam-se impedimentos no fluxo de informações. A comunicação interdepartamental é a primeira vítima do crescente tamanho das organizações.

c. A comunicação desempenha um papel importante na obtenção de flexibilidade na empresa. A prontidão no fluxo de informações é crítica para uma melhor utilização dos recursos.

d. A integração de diferentes funções de negócios, como produção, marketing e finanças, pode ajudar na redução de custos e na orientação ao cliente dos processos de negócios.

Com o avanço da tecnologia de rede, surgiu um novo tipo de sistema de informação chamado Sistema de Planejamento de Recursos Empresariais (Enterprise Resource Planning - ERP). O sistema ERP integra todos os processos da organização com a satisfação do cliente e planeja o gerenciamento dos recursos de uma empresa.

Essas soluções ajudam a concentrar-se nas capacidades de produção, gerenciar a logística e calcular as consequências financeiras de cada decisão, em vez de apenas calcular os custos.

A filosofia básica dos sistemas ERP é que os processos de negócios devem ser integrados em todos os níveis, tratando todos os recursos da empresa como um recurso comum destinado principalmente a atender às necessidades em constante mudança dos clientes.

Reconhecendo que o cliente precisa continuar mudando, os sistemas ERP oferecem adaptabilidade às necessidades de mudança a uma velocidade melhorada de resposta.

Estrutura do sistema ERP:

Para entender como a integração de diferentes funções é alcançada e o tempo de resposta é reduzido pela melhoria da comunicação intra-empresarial; Vamos dar uma olhada no diagrama esquemático de um sistema ERP típico (Fig. 10.2). Como pode ser notado, todo o processo começa com a prospecção de vendas e, uma vez que seja bem-sucedido, o processo de manutenção de pedidos de vendas assume o controle.

O processamento da ordem do cliente está diretamente vinculado ao sistema de estoques, à manutenção da ordem de serviço e aos módulos de contas a receber, integrando assim a função de marketing à produção e às finanças.

Há integração de todas as atividades, como controle de chão-de-fábrica, planejamento de produção, programação de produção, aquisição de insumos e acompanhamento de estoque com a atividade de vendas. O Planejamento de Recursos de Manufatura (MRP) está vinculado à atividade de vendas por meio do sistema de inventário.

A integração de processos de negócios melhora a velocidade de adaptabilidade a mudanças na situação do mercado. A produção ocorre de acordo com a ordem de venda recebida e à luz do inventário disponível. O inverso pode acontecer na ausência de sistemas ERP.

Um maior grau de integração também pode ajudar a reduzir os níveis de estoque e a abordagem Just in Time pode ser usada com sucesso para reduzir os níveis de estoque para o nível ideal, sem sacrificar a eficiência de fabricação ou a satisfação do cliente.

Os sistemas ERP também podem ser bastante eficazes no estabelecimento de vínculos entre o cliente e cada funcionário da empresa, de um lado, e os fornecedores da empresa, do outro lado, levando a uma melhor apreciação dos problemas um do outro e melhorando as relações. Os problemas e reclamações do cliente podem ser atendidos prontamente.

Benefícios dos sistemas ERP:

Os sistemas ERP estão se tornando uma parte importante da estratégia de TI das empresas. Um número bastante grande de empresas indianas também optou pelo ERP, “em vista dos benefícios potenciais delas.

Alguns dos principais benefícios dos sistemas ERP são os seguintes:

a) Concentre-se nos processos:

Sistemas ERP são sistemas orientados a processos de negócios. Eles se concentram nas atividades dos processos de negócios. Como resultado, as metas de negócios são claramente articuladas. Os ERPs permitem que as empresas se concentrem nas necessidades do cliente.

b) Flexibilidade:

Os sistemas ERP adicionam flexibilidade aos processos de negócios, automatizando o processo em si, em vez de automatizar algumas funções no processo. Como a maioria dos processos importantes é automatizada, há maior flexibilidade no uso de recursos da empresa de diferentes maneiras e para diferentes propósitos.

Por exemplo, trazer uma nova embalagem de tamanho menor para o óleo de cozinha não apenas exigiria mudanças na produção, mas também nos processos de faturamento, remessa e comercialização. As mudanças necessárias são executadas rapidamente com a ajuda do sistema ERP, pois todos os processos envolvidos são automatizados e integrados uns aos outros. De fato, no SAP, um popular pacote de ERP, existem mais de 700 processos automatizados e integrados entre si.

c) Tempo de ciclo reduzido:

Os sistemas ERP integram vários processos com a ajuda de links de comunicação avançados. A transferência de informação entre os processos é quase automática e instantânea.

Isso reduz o tempo de ciclo no processo. Em processos como gerenciamento de estoques, realização de devedores, faturamento de clientes, expedição, etc., uma pequena redução no tempo de ciclo tem um impacto considerável no custo das operações. A Hindustan Lever Limited ligou seus 55 depósitos em todo o país a seus distribuidores, que reabastecem seus estoques diariamente, reduzindo substancialmente seus níveis de estoque.

d) Melhor comunicação:

Um dos principais benefícios do sistema ERP é o estabelecimento de um plano de comunicação para toda a empresa. Como resultado, há menos resistência a mudanças propostas devido ao fácil acesso a informações sobre os imperativos de mudança.

Fatores críticos de sucesso na implementação do sistema ERP:

Os sistemas ERP são soluções caras e exigem muito dinheiro e tempo para serem implementadas. Esses sistemas influenciam quase todas as operações do dia-a-dia na empresa e a implementação é um trabalho desafiador que requer uma abordagem cautelosa.

Alguns dos fatores críticos de sucesso na implementação do sistema ERP são:

a) Disciplina:

A integração e automação de processos assumem um alto grau de disciplina por parte daqueles envolvidos nesses processos. Como os ERPs envolvem tanto a integração quanto a automação de processos, espera-se um alto grau de disciplina na organização que o implementa. Por exemplo, o SAP (um pacote de software ERP) usa o método FIFO (First-In-First-Out) de movimentação e avaliação de estoque.

Em uma das empresas que usam o SAP, o operador da empilhadeira deixou os materiais na primeira caixa vazia que viu, em vez de colocá-los em lixeiras que ficaram vazias primeiro. Depois de algum tempo, as sugestões para retirar materiais do escaninho especificado pelo SAP não puderam ser implementadas, pois ainda estavam vazias.

Por outro lado, as caixas que deveriam ser preenchidas com materiais já estavam cheias, resultando em caos no processo de manuseio de materiais. Assim, a adesão aos procedimentos desempenha um papel importante no sucesso do sistema ERP.

b) Mudança na cultura de trabalho:

A vontade de reprojetar processos e compartilhar informações como um hábito são os dois requisitos básicos da cultura de trabalho em empresas de implementação de ERP. Portanto, os 'blues de implementação' são menos sérios em empresas que possuem uma cultura de trabalho favorável.

c) Suporte de alta gerência:

A implementação do sistema de ERP requer o apoio da alta administração e cooperação de todos os membros dos grupos de trabalho envolvidos no processo.

Atualmente, os sistemas ERP oferecidos na Índia por diferentes fornecedores são bastante caros e projetados à luz de ambientes mais relevantes para os mercados desenvolvidos. Talvez os fornecedores locais sejam mais úteis para empresas indianas e soluções personalizadas terão que ser desenvolvidas módulo por módulo para serem integradas uma a uma. Outro problema com o sistema ERP de hoje é que eles se concentram principalmente nas operações, e não no planejamento de recursos.