Como selecionar o software aplicativo para sua empresa? - Respondidas!

Algumas das características importantes que devem ser seguidas antes de selecionar o software de aplicativo para uma empresa são as seguintes:

Uma grande variedade de pacotes de aplicativos está disponível no mercado. Em vista da concorrência acirrada entre os fornecedores (devido ao custo marginal insignificante da cópia adicional), há uma grande probabilidade de o processo de seleção ser conduzido pelos executivos de vendas dos fornecedores.

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Idealmente, o software aplicativo deve ser selecionado após a análise sistemática das características de cada pacote em consideração.

É desnecessário mencionar que o pacote em consideração deve atender aos requisitos funcionais do aplicativo.

Além dessa característica básica, um comprador de software empacotado deve procurar e avaliar cada pacote à luz das seguintes características:

(a) Requisito do sistema operacional:

O pacote deve ser compatível com o sistema operacional já em uso ou planejado para ser usado na empresa. Às vezes, o fornecedor oferece o pacote com um utilitário para fazê-lo funcionar em sistemas operacionais diferentes ou versões diferentes são oferecidas para sistemas operacionais diferentes.

Tal conversão pode influenciar a eficiência do software. É, portanto, aconselhável estar ciente do possível impacto de tais conversões. A versão que é executada no sistema operacional desejado deve ser avaliada com cuidado antes de fazer uma seleção.

b) Requisitos do equipamento:

O software aplicativo, geralmente, possui uma configuração mínima para o equipamento no qual ele funcionará corretamente. Às vezes, os pacotes de software projetados originalmente para hardware de computador altamente configurado são oferecidos a usuários de computadores menores.

Nesse caso, os dados do teste são ajustados de acordo para garantir que pareça bastante eficiente também em computadores menores. Assim, um conjunto de dados de teste em volume adequado deve ser desenvolvido e usado pelo comprador durante a avaliação de um pacote de software.

c) Método de acesso para entrada / saída de dados:

É importante avaliar a eficiência de entrada e saída de dados pelo software. É melhor se os dados inseridos no pacote de software fornecido puderem ser acessados ​​/ compartilhados por outros pacotes de software. Instalações para trilhas de auditoria de validação de dados e controles para garantir que apenas os dados corretos entrem no sistema são extremamente importantes, particularmente em aplicativos que envolvem grandes volumes de entrada de dados.

Muitos pacotes de software de aplicativo oferecem recursos para a reconstrução de arquivos de dados destruídos por mau funcionamento de hardware. Essas instalações são muito úteis para minimizar a perda de dados devido a falhas de hardware.

d) Facilidade de utilização:

Os pacotes de software devem ser de fácil utilização, exigindo treinamento mínimo por parte do usuário. A facilidade de alterar o formato do relatório ou o sistema de segurança no lado do usuário é outra característica da facilidade de uso. Menus bem organizados, capacidade de lidar com os erros dos usuários e ajuda sensível ao contexto on-line para os usuários são alguns dos recursos importantes que melhoram a facilidade de uso do software aplicativo.

e) Flexibilidade:

Outra consideração importante para a seleção de um pacote de software aplicativo é sua adequação para o aplicativo. A maior parte do software empacotado é generalizada para melhorar a base de clientes em potencial. Esses pacotes provavelmente terão muitas facilidades que podem não ser exigidas por um determinado usuário.

Esses recursos afetam negativamente a velocidade de processamento e consomem espaço de armazenamento para dados e programas em mídia de armazenamento em massa. Portanto, é importante avaliar a eficiência com que esses recursos foram incorporados ao software.

(f) Modificabilidade:

Mesmo o pacote de software de aplicativo mais geral não terá um ou outro recurso desejado pelo usuário. É, portanto, necessário que o comprador compreenda a modificabilidade do software. A maior parte da modificabilidade disponibilizada refere-se a opções relacionadas a designs de relatórios.

Alguns designers de software também introduziram a flexibilidade incorporada no formato de tela de entrada.

Seus pacotes de software também permitem que o usuário altere os formatos de entrada para corresponder aos formatos de documentos de entrada usados ​​na empresa do usuário. Essa facilidade ajuda a reduzir erros na entrada de dados e também ajuda a reduzir o tempo de treinamento necessário para o pacote.

g) Organização dos dados:

Outro critério para a seleção de pacotes de aplicativos é o modo como os dados são organizados no pacote de software. A organização de dados é um importante determinante da qualidade da informação que um sistema pode gerar.

Muitos pacotes de software oferecem recursos para adicionar campos de dados personalizados que não estão incluídos no pacote de software e excluem os campos de dados que são redundantes.

A organização de dados também é um fator relevante no projeto e na eficácia do sistema de segurança de dados. Por exemplo, se os arquivos de dados puderem ser acessados ​​e alterados ou manipulados usando alguns outros pacotes de aplicativos padrão, como FoxPro ou Excel, o sistema de segurança de dados do pacote em análise seria afetado de maneira adversa.

h) Experiência comercial:

É vital reconhecer que uma das vantagens básicas dos pacotes de software prontos é que ele é bem testado. Como os erros no software não podem ser removidos pelo usuário, o comprador deve garantir que o pacote tenha experiência comercial suficiente.

A experiência comercial deve ser medida em termos de número de instalações e do tempo desde a última versão em uso nessas instalações. Geralmente, um período de seis meses é considerado adequado para o teste adequado de um pacote de software recém-desenvolvido / modificado em uma empresa de tamanho razoavelmente bom.

i) Custo do pacote:

Preço do pacote de software aplicativo é expresso de maneiras diferentes. Portanto, as implicações de custo da estrutura de preços devem ser cuidadosamente estudadas e compreendidas. Os pacotes de software de aplicação, muitas vezes, consistem em vários módulos e cada um é vendido separadamente. Às vezes, o fornecedor oferece instalação, implementação e treinamento e serviços de manutenção a um custo adicional.

Outro elemento importante da estratégia de preços é o custo adicional para cada site de instalação na mesma empresa. Essa estrutura de preços pode exigir que o comprador compre várias cópias do software, para uso em computadores diferentes, mesmo sob o mesmo teto. Às vezes, o pacote de software é oferecido em regime de leasing e após o término do período de leasing, o direito de usar o software é retirado pelo fornecedor. Esses aspectos de preços devem ser mantidos em mente durante a avaliação de um pacote de software de aplicativo.

(j) Suporte ao cliente:

Embora, a maioria dos pacotes de software prontos seja projetada para ser do tipo 'plug-and-play', ainda assim, o usuário acha difícil usar o pacote adequadamente sem o suporte do fornecedor. É importante verificar não apenas a qualidade do manual do software, mas também as instalações de resolução de problemas oferecidas pelo fabricante do software a seus usuários.

A qualidade dos manuais de software e a facilidade de suporte de software são complementares entre si. Se a documentação não for lúcida, ou for vaga e ambígua, o cliente precisará de maior suporte de software do fabricante.

k) Manutenção:

Muitas vezes, o custo de manutenção do software excede em muito o custo original ao longo de seu ciclo de vida. Esses custos também incluem o custo de pequenas extensões para o software e mudança devido à atualização do hardware do computador e montagem do software em novos equipamentos.

Se o fornecedor concordar em fornecer esses serviços, é bastante útil e vale o pagamento. Além disso, às vezes os fornecedores concordam em fornecer novas versões do software gratuitamente ou por um preço nominal. Tais ofertas merecem consideração séria no momento da aquisição. Essas ofertas também ajudam na extensão do ciclo de vida do software.

Geralmente, uma lista de verificação é preparada com fatos coletados em relação a cada pacote com base na consideração mencionada acima. Essa lista de verificação é usada para classificar os pacotes de aplicativos. A decisão final pode ser tomada com base nesses rankings à luz dos requisitos específicos e da importância dessas considerações na situação dada.

Apesar do fato de que os pacotes de aplicativos prontos são classificados em softwares personalizados, muitas organizações preferem softwares personalizados para diferentes considerações.

Os fatores importantes que favorecem as opções de 'make' são:

(a) A indisponibilidade do pacote de software que atende aos requisitos específicos do processo de negócios,

(b) Necessidade de manter a privacidade dos procedimentos no processo,

(c) Grau de dinamismo do processo empresarial: Caso os procedimentos, sistemas e requisitos possam mudar com bastante frequência, o software customizado seria uma alternativa mais econômica e viável.

O software customizado é uma proposta cara. Portanto, muitas pequenas empresas continuam usando pacotes de software prontos, mesmo que não atendam a todos os objetivos da política de TI ou exijam comprometimento nos processos de negócios. No entanto, empresas de médio a grande porte encontram muitas aplicações em que o custo de software personalizado pode ser facilmente justificado. O gasto é justificável devido ao maior nível de atividade que é influenciado pela aplicação.