Manuseio de mensagens recebidas ou recebidas em um escritório

Este artigo esclarece as sete etapas principais necessárias para o tratamento de mensagens recebidas ou recebidas em um escritório. As Etapas são: 1. Receber e Abrir o Correio 2. Análise do Conteúdo 3. Carimbo de Data 4. Gravar 5. Classificar 6. Distribuir 7. Manter a Pista.

Etapa # 1. Recebendo e abrindo o correio:

Em um pequeno escritório, o correio é recebido e aberto, diretamente pelo secretário ou pelo gerente do escritório.

O correio pode ser recebido de uma das seguintes maneiras:

(a) Correspondência entregue pelo carteiro diretamente dos correios em intervalos regulares de tempo;

(b) Correio recolhido directamente pelo escritório dos correios, uma ou duas vezes por dia em um Post Bag ou solto quando uma caixa postal é mantida nos correios;

(d) Correio recebido através do sistema 'courier'.

A correspondência é geralmente aberta à mão, mas uma máquina de abertura de carta pode ser usada quando o número de cartas recebidas é muito grande. A máquina corta cada envelope muito finamente em sua borda sem danificar qualquer material fechado. Uma máquina pode abrir algumas centenas de letras em um minuto, se for operada eletricamente. As letras marcadas como 'confidencial' ou 'pessoal' não são abertas e são enviadas diretamente aos respectivos destinatários.

Qualquer telegrama recebido deve ser imediatamente enviado ao departamento ou pessoa em questão. Depois de abrir um envelope, é preciso ver que todo o conteúdo foi retirado. Às vezes, o envelope é preservado e afixado com o conteúdo como uma evidência da data e local de postagem, conforme indicado pelo selo postal.

Etapa # 2. Escrutínio do Conteúdo:

O conteúdo dos envelopes deve ser examinado ou verificado para os seguintes fins:

(a) Para descobrir a que departamento a carta será enviada;

(b) Verificar se os invólucros mencionados em uma carta realmente existem ou correspondem à descrição. Os funcionários podem incluir cheques, rascunhos, etc. O secretário, na verificação, deve colocar uma nota de recibo na carta em questão e imediatamente enviar os cheques ou rascunhos ao departamento de caixa para as ações necessárias.

Às vezes, um grande número de cheques, rascunhos e vales postais são recebidos através do correio. Nesse caso, é preferível que o funcionário de abertura de correio elabore uma lista de todos os recibos, faça um total e, em seguida, envie a lista após assiná-la ao caixa. Isso é feito como uma proteção contra roubo e para a segurança do caixa. Essa lista também pode ser verificada com os comprovantes de pagamento bancário.

Passo # 3. Date-Stamping:

Em cada artigo de correspondência recebido, é fixado um carimbo de borracha que contém o seguinte:

(a) um número de série para o item recebido;

b) A data de recepção,

c) A hora do recebimento,

(d) A inicial do pós-abertura.

A estampagem pode ser feita usando as máquinas 'Dating', 'Numbering' e 'Time-Recording'. Tais máquinas possuem dispositivos para troca automática de figuras a cada curso. Alguns escritórios tornam o carimbo de data mais elaborado, com cláusulas para novas entradas, como a data de envio do reconhecimento ou resposta, a data do depósito, etc.

Ou, um carimbo separado pode ser usado para esse propósito, para ser usado pelo departamento em questão.

Um tratamento separado é necessário para 'letras compostas':

Uma carta composta é aquela que afeta mais de um departamento ou indivíduo e deve ser distribuída para cada um desses departamentos ou indivíduos. Um tipo diferente de carimbo será usado com salas para nomear os departamentos ou indivíduos através dos quais a carta deve passar sucessivamente e deve ser rubricada pela respectiva pessoa.

Finalmente, a carta é enviada para apresentação. Ou cópias são preparadas (preferencialmente cópias Xerox) e distribuídas para os departamentos aliados.

Em alguns escritórios, cada peça de correspondência interna é enviada uma vez à secretária para sua leitura e rubrica.

Etapa # 4. Gravação:

Em alguns escritórios, um registro chamado Inwards Mail Register ou Letters Received Book é mantido onde os detalhes de todos os artigos recebidos pelo correio são registrados. Isso tem um grande valor como fonte de evidência sempre que surgir alguma dúvida ou controvérsia a respeito de algum artigo recebido.

É um assunto demorado e caro e, portanto, alguns escritórios não entendem isso. Alternativamente, um sistema Mail Room List pode ser seguido. Uma lista é preparada para todas as cartas e outros artigos enviados para um departamento específico em um dia e a lista é assinada pelo departamento encarregado. Essas listas são preparadas após a classificação do correio.

Etapa # 5. Classificando:

Após a data de carimbo e gravação, o correio tem que ser resolvido para enviá-los para os respectivos departamentos ou indivíduos. Para efeitos de separação de bandejas ou cestos destinados a departamentos diferentes, são colocados sobre a mesa. No caso do número de departamentos ser grande, um buraco de pombo (uma caixa contendo apartamentos divididos como um escaninho) é usado.

Isso é útil quando um grande número de ordenações individuais deve ser feito. A classificação deve ser feita com muito cuidado, para que não haja posicionamento incorreto e os compartimentos não sejam perdidos. Às vezes é difícil determinar a que departamento uma carta deve ir. O supervisor da seção tomará a decisão ou poderá ser enviado ao secretário ou ao gerente do escritório.

Etapa # 6. Distribuindo:

A próxima etapa ou operação é distribuir a correspondência para os respectivos departamentos ou indivíduos. Os peões ou portadores do escritório farão este trabalho. O correio será entregue contra a rubrica pelo oficial de recepção ou funcionário do Registro. Uma Mail Room List pode ser preparada nesta fase. As mensagens recebidas pelo telefone devem ser distribuídas, o que pode não exigir a classificação.

Etapa # 7. Mantendo a trilha:

Na verdade, o procedimento de manuseio do correio interno será concluído quando a ação necessária sobre a respectiva correspondência recebida tiver sido tomada. Uma carta deve ser respondida ou confirmada. Uma ordem deve ser reconhecida e executada ou recusada.

Se o assunto não tiver importância, o artigo é arquivado diretamente ou até mesmo colocado na cesta de papel usado ou destruído. Após a ação ter sido tomada, cada peça de comunicação escrita interna deve ser enviada para arquivamento.

Um escritório deve ter uma rotina definida para o manuseio do correio interno e o supervisor da seção receptora será responsável pela execução da rotina. Se qualquer parte do correio interno permanecer sem vigilância ou for perdido ou for induzido em erro, uma ação séria deve ser tomada contra a pessoa inadimplente.