Formas de Estrutura Organizacional: Linha, Funcional e Linha e Organização do Pessoal

Formas de Estrutura Organizacional: Linha, Funcional e Linha e Organização do Pessoal (com respectivas vantagens e desvantagens)

A adoção de uma forma particular de estrutura organizacional depende em grande parte da natureza, escala e tamanho do negócio. A estrutura organizacional está principalmente preocupada com a alocação de atividades ou tarefas e delegação de autoridade.

1. Organização da Linha:

A organização de linhas é o tipo mais simples e mais antigo de organização. Também é conhecido como organização escalar ou tipo militar de organização. Nas palavras de JM Lundy, “é caracterizada por linhas diretas de autoridade fluindo do topo para a base da hierarquia organizacional e linhas de responsabilidade fluindo de uma maneira oposta, mas igualmente direta”.

Uma característica importante desse tipo de organização é o relacionamento superior-subordinado. O superior delega autoridade a outro subordinado e assim por diante, formando uma linha que vai do topo até a base da estrutura da organização. A linha de autoridade assim estabelecida é referida como “autoridade de linha”. Sob esse tipo de autoridade da organização flui para baixo, a responsabilidade sobe em linha reta. Princípio escalar e unidade de comando são estritamente seguidos na organização de linha.

Esse tipo de organização se parece com a administração do exército ou tipo militar de organização. Como no caso das forças armadas, o comandante supremo ocupa a posição mais alta e tem todo o controle sobre o exército do país, que, por sua vez, é transformado em comandos da área principal sob os grandes-generais.

Cada área tem brigada sob brigada-generais, cada brigada é fabricada em regimentos sob seus coronéis, cada regimento em batalhões sob majores, cada batalhão em companhias sob capitães, cada companhia subdividida sob seus tenentes e assim por diante atraída para o cabo com seu esquadrão .

Tipos de organização de linhas:

A organização de linhas é de dois tipos. (a) Organização da Linha Simples ou Pura (b) Organização da Linha Departamental

(a) Organização Simples ou Linha Pura:

Na 'organização da Linha Pura' as atividades (em qualquer nível de gerenciamento) são as mesmas, com cada homem realizando o mesmo tipo de trabalho e as divisões existem principalmente para o propósito de controle e direção. Na prática, esse tipo de organização raramente existe.

O diagrama a seguir mostra a organização da linha pura:

Neste tipo de organização, todos os trabalhadores executam o mesmo tipo de trabalho. As divisões departamentais são feitas apenas por conveniência de supervisão e gerenciamento.

b) Organização da linha departamental:

Sob esse tipo de organização, uma organização é dividida em vários departamentos chefiados por diferentes chefes departamentais. Todos os departamentos operam sob o controle final do gerente geral. As ordens fluem diretamente do gerente geral para todos os chefes departamentais que, por sua vez, passam para seus respectivos subordinados.

Da mesma forma, os subordinados, por sua vez, comunicam as ordens aos trabalhadores sob elas. Os vários chefes departamentais serão perfeitamente independentes um do outro e eles gozarão de status igual a idéia central, na formação de tais departamentos não é similarmente ou des-similaridade de funções ou atividades, mas unidade de controle e linha autoridade e responsabilidade do parte superior da organização até o final.

Adequação da organização da linha:

A organização da linha pode ser seguida com sucesso onde (a) a escala de operações é limitada ou o negócio é em pequena escala, (b) o trabalho é simples e de rotina, (c) os negócios estão sendo feitos em setores contínuos como refino de petróleo, açúcar, fiação e tecelagem etc., (d) os problemas de gestão do trabalho não são complexos e podem ser facilmente resolvidos, (e) o maquinário é automático e (J) os trabalhadores são disciplinados.

Características da organização da linha:

As principais características da organização de linhas são as seguintes:

1. Ordens e instruções fluem de cima para baixo, enquanto solicitações e sugestões são transferidas de baixo para cima.

2. O princípio da unidade de comando é a característica mais marcante desse tipo de organização. Em palavras simples, as ordens são recebidas pelos subordinados de um chefe.

3. Os subordinados são responsáveis ​​perante seu superior imediato.

4. Há um número limitado de subordinados sob um superior.

5. Isso é simples de operar e controlar.

6. A coordenação pode ser facilmente alcançada.

Vantagens da organização da linha:

A seguir estão as principais vantagens da organização da linha:

1. Simplicidade:

É muito simples estabelecer e operar. Pode ser facilmente entendido pelos funcionários.

2. Responsabilidade Fixa:

Deveres e responsabilidades são claramente definidos para cada indivíduo com referência ao trabalho designado a ele. Como resultado, todos sabem a quem ele é responsável e quem é responsável por ele. Ninguém pode evitar a responsabilidade.

3. Disciplina:

Esse tipo de organização garante melhor disciplina na empresa. A singularidade das responsabilidades facilita a disciplina na organização. Os trabalhadores nos níveis mais baixos serão mais leais e responsáveis ​​perante um único chefe do que com um número de chefes.

4. Flexibilidade:

É flexível no sentido de que está sujeito a ajustes rápidos para se adequar às mudanças de condições. Nas palavras de Wheeler, "Ele permite decisões rápidas e ordeiras no atendimento de problemas em vários níveis de organização". Em palavras simples, é mais adaptável às circunstâncias alteradas.

5. Coordenação:

Ajuda a conseguir uma coordenação eficaz. Todas as atividades pertencentes ao departamento único são controladas por uma pessoa.

6. Comunicação direta:

Como haverá comunicação direta entre o superior e os subordinados em diferentes níveis, isso seria útil para alcançar agilidade no desempenho.

7. Unidade de comando:

Todo trabalhador é responsável por um chefe no departamento sob esse tipo de organização. Desta maneira, está de acordo com o princípio da unidade de comando.

8. econômico:

Não é complexo e caro. É simples e econômico em operação. Não precisa de pessoal especializado e especializado.

9. Decisões rápidas:

Devido à sua operação simples e controle e responsabilidade unificados, as decisões podem ser tomadas prontamente. O processo de tomada de decisão é ainda mais acelerado quando a decisão é tomada por uma pessoa.

10. Desenvolvimento Executivo:

Sob esta organização, o chefe de departamento é totalmente responsável por todas as atividades em seu departamento. Ele descarrega suas responsabilidades de maneira eficiente. Ele se depara com muitos problemas e obstáculos no desempenho de suas funções.

Isso proporciona a ele uma ampla oportunidade para melhorar suas capacidades e habilidades organizacionais e é muito útil em seu desenvolvimento e desempenho gerais.

Desvantagens da organização da linha:

A seguir estão as principais desvantagens da organização da linha:

1. Sobrecarga:

A principal desvantagem deste sistema é que ele tende a sobrecarregar o executivo existente com muitas responsabilidades. O trabalho pode não ser executado efetivamente por causa de inúmeras tarefas antes do único executivo.

2. Falta de especialização:

Ausência de especialização gerencial é a principal desvantagem desse sistema. Por conta de muitas funções e complexidades, é muito difícil para um único indivíduo controlar todas as questões de forma eficaz.

O executivo pode não ser especialista em todos os aspectos das atividades gerenciais. O peso das responsabilidades sobre os ombros do gerente pode esmagá-lo sob a pesada carga de trabalho.

3. Escopo para favoritismos:

Pode haver muito favoritismo e nepotismo nesse tipo de organização. Como o oficial em questão irá julgar o desempenho das pessoas no trabalho de acordo com suas próprias normas, é possível que pessoas eficientes sejam deixadas para trás e ineficientes ou que “sim homens” possam obter cargos mais altos e melhores.

4. Falta de coordenação:

Na realidade, é muito difícil conseguir uma coordenação adequada entre os vários departamentos que operam em uma organização. Isso ocorre porque cada gerente ou chefe de departamento conduz o funcionamento de seu departamento de acordo com as formas e meios adequados a ele.

Isto leva à falta de uniformidade na operação entre os vários departamentos, o que é prejudicial para alcançar uma coordenação adequada no funcionamento geral dos vários departamentos que operam na organização.

5. Falta de iniciativa

Sob a organização da linha, a autoridade final está nas mãos da alta gerência e dos gerentes departamentais, ou os chefes têm pouco poder. Isso afeta negativamente sua iniciativa e entusiasmo para motivar os subordinados que trabalham com eles.

6. Falta de comunicação dos escalões inferiores:

Sugestões de organização sob a linha passam de baixo para cima, os superiores geralmente não prestam atenção a sugestões enviadas por escalões inferiores. Isso leva à inadequação da comunicação de subordinados para superiores.

2. Organização Funcional:

FW Taylor, mais conhecido como o pai da administração científica, desenvolveu o conceito de 'Organização Funcional'. Como o próprio nome sugere, a organização funcional implica que a organização deve ser baseada em várias funções. A abordagem funcional de Taylor baseia-se principalmente no princípio da especialização e tenta trazer equilíbrio organizacional.

O princípio da especialização incorpora o conceito de que tanto os trabalhadores como os supervisores podem desenvolver um grau mais elevado de proficiência, separando o manual dos requisitos mentais. Taylor recomendou que houvesse funcionalização mesmo no nível da loja, onde os trabalhadores têm que produzir bens. Ele achava que a prática usual de colocar um chefe de 40 a 50 trabalhadores deveria ser evitada.

O conceito de Taylor do Functional Foremanship (como ele coloca), é um sistema composto por oito capatazes diferentes que descarregam diferentes funções. Todo trabalhador da organização está diretamente ligado a esses capatazes.

Os oito especialistas são:

(a) Funcionário da Rota, (b) Secretário do Cartório de Instruções, (c) Secretário de Tempo e Custo, (d) Disciplinador da Loja, (e) Chefe da Gangue, (f) Chefe da Velocidade, (g) Chefe do Reparo e (h) Inspetor . Os quatro primeiros patrões operam no Departamento de Planejamento, enquanto os outros quatro são conhecidos como Chefes Funcionais Executivos. Eles funcionam no departamento de produção.

Uma breve explicação destes oito chefes funcionais é dada abaixo:

a) Funcionário da rota:

Ele estabelece o caminho exato ou rota a ser seguido pela matéria-prima transformando-o em produto acabado.

b) Funcionário do cartão de instruções:

Ele prepara instruções detalhadas a serem seguidas ao fazer o trabalho de acordo com a rota estabelecida pelo funcionário da rota.

(c) Secretário de tempo e custo:

Ele determina o tempo total a ser levado na conclusão de um produto e também calcula o custo de produção por unidade e o custo total. Ele prepara várias programações de trabalho e planilhas de custos para ter controle adequado sobre o tempo e os custos incorridos na produção de mercadorias.

(D) Discipulado da loja:

Ele é responsável por manter a disciplina adequada na organização. Na verdade, ele é o guardião da ordem na fábrica. Nas palavras de Kimball e Kimball Jr. “O disciplinador da loja é responsável pela disciplina e pela boa ordem, o fie também é o pacificador e ajuda a ajustar os salários.”

Ele é útil na resolução de disputas menores com relação a salários, feriados, condições de trabalho e horas de trabalho etc. Ele inicia um código de conduta apropriado na organização.

(e) chefe de gangue:

Ele faz a disponibilidade de diferentes máquinas e ferramentas exigidas pelos trabalhadores para realizar seu trabalho. Ele também fornece vários projetos de produção, desenhos, matérias-primas etc.

(f) chefe de velocidade:

Ele controla a velocidade de diferentes máquinas operando na organização. Ele às vezes demonstra aos trabalhadores a velocidade adequada com a qual as máquinas devem operar. Ele faz uma supervisão adequada da velocidade das máquinas.

(g) Chefe de reparo:

Ele está preocupado com a manutenção adequada e reparos de máquinas para mantê-los em funcionamento. Nas palavras de Spriegel, “Seu trabalho de manutenção inclui limpar a máquina, mantê-la livre de ferrugem e arranhões, lubrificando-a adequadamente e preservando os padrões que foram montados para o equipamento auxiliar conectado à máquina, como correias, contra-flanges. e garras. ”Sua principal tarefa é realizar o reparo imediato das máquinas defeituosas, para que o trabalho não sofra.

h) Inspector:

Ele verifica e certifica a qualidade do trabalho, ou seja, se é ou não de acordo com padrões pré-determinados. A realização de padrões pré-estabelecidos é confirmada pelo inspetor. Ele desenvolve o sentimento de consciência de qualidade entre os trabalhadores. Para realizar seu trabalho com eficácia, um inspetor deve possuir conhecimento adequado e os aspectos técnicos envolvidos no controle de qualidade.

O diagrama a seguir mostra o Foremanship Funcional de Taylor:

Ao desenvolver o conceito de Foremanship funcional, FW Taylor sugeriu que não é científico sobrecarregar um supervisor com toda a responsabilidade de dirigir um departamento. Ele defendeu que a direção do trabalho deveria ser decidida por funções e não ser mera autoridade.

Ele pensou que, para ter sucesso no desempenho de suas funções, um capataz deveria possuir várias qualidades, como educação, conhecimento especial ou técnico, destreza manual ou força, tato, energia, honestidade, bom senso e boa saúde ”.

Spriegel explicou bem a organização funcional. "Cada trabalhador, em vez de entrar em contato com um superior, receberia suas ordens de um grupo de supervisores especializados, cada um dos quais desempenha uma função específica".

A organização funcional também opera em nível superior de gerenciamento. Todo o trabalho na organização é dividido em vários departamentos. Tipo semelhante de trabalho e transações são colocados em um departamento sob o controle de um gerente ou chefe de departamento. Vários departamentos também são conhecidos como áreas funcionais de gestão, ou seja, compras, vendas, finanças, produção e pessoal, etc. Os respectivos gerentes desses departamentos serão responsáveis ​​por realizar várias atividades de seus departamentos na organização.

Por exemplo, o gerente de marketing será responsável por realizar as atividades de marketing e o gerente de pessoal será responsável por cuidar dos assuntos de pessoal em todos os departamentos da organização.

A ideia subjacente de organização funcional no nível superior de gerenciamento é que um subordinado em qualquer lugar da organização será controlado e comandado diretamente pelo número de gerentes que operam em diferentes departamentos.

Vantagens da organização funcional. A seguir, os principais benefícios derivados da organização funcional:

1. Especialização:

Este sistema deriva os benefícios da especialização. Como toda incumbência funcional é um especialista em sua área, ele guiará usando sua especialização e, com a ajuda dos subordinados, tentará alcançar os objetivos especificados.

2. Maior eficiência:

Este tipo de organização garante maior eficiência, pois os trabalhadores operam sob o pessoal especializado e competente e realizam operações limitadas.

3. Deveres limitados:

Os capatazes funcionais têm que executar o número limitado de tarefas concernentes à sua área de trabalho. Isso reduz consideravelmente a carga de trabalho e possibilita que o encarregado execute o trabalho da melhor maneira possível.

4. Escopo para expansão:

A organização funcional oferece um grande espaço para a expansão da empresa, sem qualquer deslocamento e perda de eficiência, à medida que cada homem cresce por conta de sua própria especialidade.

5. Flexibilidade:

É um padrão flexível de organização. Uma mudança na organização pode ser feita sem perturbar toda a organização. Nas palavras de Louis A. Allen, “a função como um todo pode ser eliminada, eliminando as posições nos níveis mais baixos sem afetar seriamente seu desempenho total”.

Desvantagens da organização funcional:

Apesar das vantagens acima, este tipo de organização sofre das seguintes desvantagens:

1. Conflito em autoridade:

A relação de autoridade viola o princípio da "unidade de comando". Cria vários chefes em vez de uma autoridade de linha. Isso leva a conflitos e confusão nas mentes dos trabalhadores a quem eles deveriam obedecer e a quem deveriam ignorar.

2. Dificuldade em identificar a responsabilidade:

Devido à não aplicação do princípio da "unidade de controle", é muito difícil para a alta administração fixar a responsabilidade de um encarregado em particular. Surge uma tendência para fugir da responsabilidade.

3. caro:

Esse padrão de organização é bastante impraticável e caro. A multiplicidade de especialistas aumenta as despesas gerais. As pequenas organizações não podem se dar ao luxo de instalar tal sistema.

4. A disciplina é afrouxada:

Disciplina entre os trabalhadores, bem como menor pessoal de supervisão é difícil de manter, pois eles são obrigados a trabalhar sob diferentes chefes e isso pode dificultar o progresso da organização.

5. Falta de coordenação:

A nomeação de vários especialistas na organização cria o problema de coordenação e demora na tomada de decisões, especialmente quando uma decisão requer o envolvimento de mais de um especialista.

3. Linha e Organização do Pessoal:

A linha e a organização da equipe são uma melhoria em relação aos dois sistemas mencionados acima, ou seja, organização da linha e organização funcional. A organização da linha concentra-se demais no controle, enquanto o sistema funcional divide demais o controle.

A necessidade era, portanto, de um sistema que assegurasse um equilíbrio adequado entre os dois. A necessidade foi cumprida pela linha e pela organização do pessoal. O sistema como organização de linha também deve seu nascimento ao exército.

Os comandantes em campo que são oficiais de linha são auxiliados pela equipe que os ajuda na formulação de estratégias e planos, fornecendo informações valiosas. Da mesma forma, na organização, os oficiais de linha obtêm o conselho da equipe, o que é muito útil para realizar a tarefa de maneira eficiente. No entanto, o papel do pessoal é de natureza consultiva. Os oficiais de linha geralmente são auxiliados por funcionários da equipe na solução eficaz de vários problemas de negócios.

A equipe é geralmente de três tipos:

a) Pessoal pessoal:

Isso inclui a equipe pessoal ligada aos oficiais de linha. Por exemplo, assistente pessoal do gerente geral, secretário do gerente, etc. A equipe pessoal presta assessoramento e assistência valiosos aos Dirigentes de Linha.

b) Pessoal especializado:

Esta categoria inclui vários especialistas que possuem conhecimentos especializados em diferentes áreas, como contabilidade, pessoal, direito, marketing, etc. Prestam serviços especializados à organização.

Por exemplo, uma empresa pode contratar um advogado para prestar assessoria jurídica em diferentes questões legais. Da mesma forma, pode envolver um revisor oficial de contas e um contabilista de custos para resolver problemas de contabilidade.

c) Pessoal geral:

Esta é composta por vários especialistas em diferentes áreas que prestam conselhos valiosos à alta administração sobre diferentes assuntos que requerem consultoria especializada.

Vantagens da Linha e Organização do Pessoal

Vantagens importantes da Line e da Staff Staff são:

1. Especialização:

Este tipo de organização é baseado na especialização planejada e traz o conhecimento especializado para o benefício da gerência.

2. Melhores decisões:

Os especialistas da equipe ajudam o gerente de linha na tomada de melhores decisões, fornecendo-lhes informações adequadas do tipo certo no momento certo.

3. Menor Carga nos oficiais de linha:

O trabalho dos oficiais de linha é consideravelmente reduzido com a ajuda de oficiais da equipe. Problemas técnicos e assuntos especializados são tratados pela Equipe e as questões rotineiras e administrativas são uma preocupação dos Dirigentes de Linha.

4. Avanço da pesquisa:

Como o trabalho sob este tipo de organização é realizado por especialistas, eles constantemente realizam a pesquisa e experimentação para a melhoria do produto. Meios de produção novos e econômicos são desenvolvidos com a ajuda de pesquisa e experimentação.

5. Treinamento para o oficial de linha:

Os serviços de pessoal provaram ser um excelente meio de treinamento para os oficiais de linha.

Desvantagens da Linha e Organização do Pessoal:

1. Conflito entre as autoridades de linha e de pessoal:

Pode haver chances de conflito entre as autoridades de linha e funcionários. Os oficiais de linha se ressentem das atividades dos funcionários, alegando que nem sempre dão conselhos corretos. Por outro lado, funcionários do Estado-Maior se queixam de que seus conselhos não foram devidamente realizados.

2. Problemas de linha e autoridade de pessoal:

Pode haver confusão na relação entre as autoridades de linha e funcionários. Os oficiais de linha se consideram superiores aos funcionários da equipe. Os funcionários da equipe fazem objeção a ele.

3. Falta de responsabilidade:

Como os especialistas da equipe não são responsáveis ​​pelos resultados, eles podem não desempenhar bem suas funções.

4. O sistema é muito caro:

A nomeação de especialistas envolve gastos pesados. Organizações de pequeno e médio porte não podem pagar por tal sistema.

5. Mais confiança no pessoal:

Alguns dos oficiais de linha dependem excessivamente da equipe. Isso pode reduzir consideravelmente o controle de linha.