Fator de Design Organizacional: Fatores Ambientais, Tecnológicos e Internacionais de Contingência
Fator de Design Organizacional: Fatores Ambientais, Tecnológicos e Internacionais de Contingência!
1. Fatores Ambientais:
Uma organização opera em um ambiente externo junto com o ambiente interno.
Alguns dos fatores ambientais externos são clientes, concorrentes, fornecedores, instituições financeiras, organizações comerciais e o governo.
As principais características do ambiente que afetam sua estrutura são complexidade ambiental, incerteza e horizonte de tempo, por exemplo, uma organização de pesquisa opera em um ambiente afetado por um horizonte de tempo mais longo, tempos de feedback mais longos e incertezas maiores do que os de uma preocupação de fabricação. Fatores ambientais podem variar em termos de complexidade e dinamismo.
Complexidade significa se as características são poucas e semelhantes ou variadas e diferentes. Se a escala de operações é grande e dispersa em diferentes regiões, apresenta uma estrutura complexa. Gerenciar os assuntos de organizações gigantes é muito difícil e desafiador.
A Nestlé apresenta um exemplo de ambiente complexo. Tem 500 fábricas em 76 países e comercializa seus produtos em quase todos os países do mundo. Faz variedade de produtos possuindo 8.500 marcas.
Por outro lado, uma marca que opera com sucesso na Índia no setor de alimentos em Gujarat é a “Co-operative Milk Marketing Federation”, popularmente conhecida como “Amul”. É comparativamente menos complexa organização. Tem apenas 40 marcas e seu funcionamento é principalmente confinado à Índia. A gestão do funcionamento da Nestlé é mais difícil e complexa em comparação com a Amul.
(a) Dinamismo:
Isso significa se os fatores ambientais permanecem basicamente os mesmos ou estáveis ou se são flutuantes ou instáveis. A revisão no design organizacional é necessária, se as características forem instáveis.
(b) riqueza ambiental:
É o fator relacionado aos recursos disponíveis para a organização. Se os recursos são abundantes e o ambiente é rico, as organizações não precisam competir por recursos. No caso de escassez de recursos, a incerteza é alta porque as organizações têm que competir umas com as outras pelos recursos escassos.
c) Escolhas estratégicas:
As decisões estratégicas tomadas pela alta administração também afetam as decisões de design organizacional. Para atender a concorrência, as empresas formulam diferentes estratégias para construir e sustentar a vantagem competitiva. Diferentes estratégias seguidas em diferentes momentos afetam o design organizacional.
d) Baixo custo:
Uma organização pode adotar uma estratégia de baixo custo para obter vantagem competitiva. Tal estratégia visa vender produtos padronizados a um custo menor, o que pode atrair clientes em grande medida.
A organização também alcança uma série de economias de escala em suas operações. O design da organização é funcional, com responsabilidade e prestação de contas atribuídas a vários departamentos em diferentes níveis.
e) Diferenciação:
Para produzir um produto diferenciado de seus concorrentes, uma organização pode produzir um produto único e totalmente diferente. Para este propósito, um tipo diferente de design de produto é adotado pela empresa.
Os clientes estão dispostos a pagar um preço mais alto por um produto desses que seja diferente dos outros. Uma estratégia de diferenciação é sugerida apenas após uma análise cuidadosa das necessidades e preferências do comprador.
O principal objetivo dessa estratégia é criar clientes permanentes para o produto, criando interesse e fidelidade dos clientes no produto. Vários recursos para distinguir o produto podem incluir serviço superior, disponibilidade de peças sobressalentes, projeto de engenharia, maior vida útil e desempenho do produto, etc.
Existem vários riscos associados à prossecução da estratégia de diferenciação, ou seja, o produto distintivo ou único pode não ser apreciado pelos clientes, justificando o seu preço mais elevado. Outro risco associado a essa estratégia é que os concorrentes podem desenvolver rapidamente maneiras e meios de copiar os recursos distintivos.
As organizações devem desenvolver características distintivas no produto que não podem ser rapidamente imitadas pelas empresas competitivas. Algumas organizações seguiram a estratégia de diferenciação adotando várias políticas, como a oferta de seguro de risco para remessas, reembolso por falha na entrega no prazo, retirada e entrega porta a porta, serviço pós-venda e transporte seguro, etc.
f) Focado:
Uma estratégia focada é projetada para ajudar uma organização a atingir um nicho específico com uma indústria. Tais estratégias são muito eficazes quando os consumidores têm preferências ou necessidades distintas e quando as empresas rivais não estão tentando se especializar no mesmo nicho de mercado.
O risco iminente de tal estratégia é que vários concorrentes reconhecem a estratégia de foco e copiam o mesmo e o nicho de mercado pode gradualmente mudar para um mercado mais amplo.
2. Fatores Tecnológicos:
Hoje em dia, os fatores tecnológicos têm um impacto significativo no design organizacional. Existem três tipos de design de tecnologia, ou seja, produção em lote, produção em massa e produção contínua. Cada um deles afeta os tipos de decisões de design, porque existem diferentes tipos de problemas de controle e coordenação.
Esses tipos são explicados como abaixo:
(a) produção em lote:
Esses métodos exigem que o trabalho de qualquer tarefa seja dividido em partes ou operações e que cada operação seja concluída em todo o lote antes que a próxima operação seja realizada. Os bens são produzidos de acordo com a especificação do cliente.
As preocupações decorrentes desse sistema precisam dar às pessoas a liberdade de tomar suas próprias decisões, de modo que possam agir rapidamente de acordo com o pedido dos clientes e produzir exatamente o mesmo produto, conforme exigido pelas especificações fornecidas pelos clientes. Essa organização tem uma estrutura relativamente plana (três níveis na hierarquia) e a tomada de decisões é descentralizada em pequenas equipes.
Sob este sistema de produção, um planejamento e uma coordenação cuidadosos são necessários para as máquinas. Caso contrário, os funcionários podem ficar ociosos enquanto esperam que todo o lote termine sua operação anterior. Se os lotes forem pequenos, o custo unitário permanecerá relativamente alto.
Esse tipo de processo de produção exige um ajuste mútuo e uma comunicação frente a frente com os colegas de trabalho e também com os clientes. A estrutura mais adequada a ser adotada pela tecnologia de pequenos lotes é uma estrutura orgânica na qual trabalhadores e gerentes trabalham em coordenação uns com os outros para atender às demandas de trabalho em mudança.
b) Produção em massa:
Sob este sistema, os produtos são produzidos em grandes quantidades. A característica saliente deste tipo de produção é o processo de conversão, e a sequência de operação é padronizada, ou seja, os produtos industriais são produzidos em larga escala. Máquinas automáticas para fins especiais são usadas para realizar operações padronizadas.
O processo de tomada de decisão torna-se centralizado e a hierarquia torna-se mais alta (quatro níveis). A comunicação vertical é realizada para controlar o processo de trabalho. Estrutura organizacional torna-se mais alta e mais larga. Um desenho mecanicista torna-se necessário para controlar as atividades de trabalho na produção em massa.
c) Produção contínua:
Isso também é conhecido como produção de fluxo. Foi definido como um método de organização tal tarefa é trabalhada continuamente ou, alternativamente, como um sistema pelo qual o processamento do material é contínuo e progressivo. O equipamento de manuseio de material de caminho fixo é usado devido à sequência predeterminada de operações.
Como o planejamento é feito é avançar, o processo de trabalho é previsível e controlável em um sentido técnico, mas há toda a possibilidade de uma quebra importante do sistema. Há uma necessidade de monitoramento contínuo das operações e é por isso que está associada à hierarquia mais alta (seis níveis).
Gerentes em todos os níveis observam constantemente as ações de seus subordinados. À medida que os funcionários trabalham juntos como uma equipe, o entendimento mútuo e a cooperação se tornam o principal meio de coordenação. Um design orgânico é mais adequado para gerenciar a tecnologia de processo contínuo ou de fluxo.
3. Fatores Internos de Contingência:
Existem muitos fatores internos que têm seu impacto no design organizacional.
Estes são explicados como abaixo:
(a) Metas:
Os objetivos organizacionais desempenham um papel muito importante na determinação do design organizacional. No longo prazo, uma organização é responsável perante todos os segmentos da sociedade e deve fornecer retornos adequados aos investidores, fornecedores, clientes, funcionários e proprietários. A maior parte da organização atua mantendo a flexibilidade e adaptabilidade de suas operações.
Alguns enfatizam a superioridade técnica. Ênfase nos objetivos de flexibilidade, adaptabilidade e superioridade técnica é muito importante quando a gerência seleciona e finaliza seu projeto estrutural.
(b) Tamanho da organização:
A estrutura organizacional é muito influenciada pelo tamanho da organização. Uma organização de pequeno porte incentiva a estrutura informal. Com a expansão do tamanho, uma organização torna-se mais formal seguindo várias regras, políticas, manuais e procedimentos, etc. A organização torna-se burocrática. Ele capacita seus funcionários, atribuindo mais e mais funções especializadas.
c) Características dos empregados:
As preferências e preferências pela estrutura organizacional pelos funcionários também influenciam o design organizacional. Esse comportamento pode ser devido à idade, educação, experiência e inteligência dos funcionários. Idosos satisfeitos e seguros na estrutura burocrática, mas os funcionários mais jovens querem participação na tomada de decisões.
Muitos jovens empregados desafiam as rígidas regras e regulamentos das organizações formais. Eles acreditam em grupos informais para realizar o trabalho. A inteligência também desempenha um papel importante na participação dos funcionários. Os funcionários com mais inteligência relutam em aceitar a configuração burocrática.
A experiência dos funcionários também influencia o design organizacional. Um funcionário recém-nomeado busca o conselho e a orientação dos superiores, e assim que aprende o trabalho. Menor controle é suficiente.
