Carta Comercial: Significado, Importância e Vantagens

Leia este artigo para aprender sobre Cartas de Negócios. Depois de ler este artigo, você aprenderá sobre: ​​1. Significado da Carta Comercial 2. Importância da Carta Comercial 3. Vantagens.

Significado da carta comercial:

Os empresários têm de se comunicar com os clientes, os fornecedores, os devedores, os credores, as autoridades públicas e o público em geral, assim como entre si, para trocar opiniões e enviar e receber informações. Isso é necessário para iniciar, executar e concluir transações.

A comunicação pode ser de duas maneiras:

(1) Oral:

Cara a cara ou com a ajuda de várias máquinas e

(2) Escrito:

Escrevendo cartas. Essa comunicação escrita é chamada de correspondência. A palavra correspondência tem um sentido de "similaridade" e "associação". Corresponder significa estar em conformidade ou concordar com algo ou alguém.

Correspondência ou comunicação por escrito pode ocorrer entre duas pessoas ou partes. Correspondência comercial significa correspondência por parte dos empresários em questões de comércio.

A palavra correspondência tem um sentido de pluralidade. Significa letras ou um par de letras consistindo de uma carta original seguida por uma resposta. A carta 'A' tem pouco valor. A comunicação é concluída quando uma carta é respondida ou uma ação é tomada em resposta a uma carta.

Importância da Carta Comercial:

Os empresários devem estabelecer contato com as pessoas e somente eles podem desenvolver suas organizações. A importância da comunicação é muito grande na vida empresarial (ref. 3.44). Houve um tempo em que o tamanho do negócio era normalmente pequeno e os meios variados de comunicação não estavam disponíveis, reuniões diretas ou comunicação face a face eram praticadas pelos empresários. Posteriormente, foi introduzida a política de envio de representantes para contatos diretos. Todos esses métodos têm suas limitações.

A importância das cartas comerciais como a forma mais barata e mais extensa de comunicação foi realizada nos EUA e no Reino Unido e agora esse método foi aceito como o melhor método de comunicação em todo o mundo. Isto foi possível com a introdução de serviços postais em constante crescimento. Enquanto isso, a padronização da forma e o estilo das cartas de negócios os tornaram mais populares e aceitáveis ​​por todos.

A correspondência comercial tem uma linguagem própria que é marcadamente diferente das cartas pessoais. Melhorias dia a dia estão sendo feitas na forma e no estilo das cartas comerciais, tornando-as mais impressionantes, significativas e compactas.

Um grande número de livros sobre o assunto estão disponíveis no mercado em auxílio do mundo dos negócios. A invenção de diferentes máquinas para o propósito faz com que as letras comerciais sejam rápidas na produção e na distribuição.

Não significa, no entanto, que outros meios de comunicação tenham sido abandonados.

Vantagens da carta comercial:

A comunicação através de letras ocupa a maior parcela no volume total de comunicação devido às seguintes vantagens:

(1) As cartas são menos dispendiosas do que outros meios de comunicação.

(2) As cartas podem ser enviadas para lugares distantes por correio em um curto espaço de tempo. Claro, cartas podem ser enviadas por mensageiros dentro de áreas vizinhas.

(3) As cartas são elaboradas após o pensamento e planejamento adequados e, portanto, o assunto pode ser apresentado de maneira sistemática e lógica.

(4) As idéias transmitidas nas cartas são claras e livres de ambigüidade.

(5) O tamanho de uma carta pode ser grande ou pequeno, conforme necessário.

(6) As cartas fornecem simultaneamente provas e cópias exatas podem ser mantidas.

(7) A mesma comunicação pode ser feita a um número de pessoas por vez, através de duplicação ou impressão.

(8) Muitas questões desagradáveis ​​e delicadas que não podem ser ditas face a face ou através de dispositivos mecânicos podem ser escritas em letras numa linguagem discreta.

(9) As letras são adequadas para todos os tipos de comunicação.

(10) Há padronização na forma e no estilo prontamente aceitáveis ​​pelo mundo dos negócios. Mesmo linguagem de código internacionalmente aceita é usada.

(1) Componentes:

Uma carta comercial tem os seguintes componentes, como qualquer outra forma de comunicação. - Um escritor ou correspondente - Ele é o comunicador. Ele tem a responsabilidade primordial de tornar uma carta proposital e eficaz.

(a) Ele deve conhecer a forma e o estilo de escrever cartas. Diferentes tipos de letras têm estilos diferentes. O secretário de uma organização, que é responsável pelo escritório, incluindo o departamento de correspondência, deve estar bem familiarizado com a arte. Há balconistas de correspondência experientes cujos serviços são utilizados para o propósito.

(b) Ele deve ter um comando sobre o idioma e o inglês é o idioma principal usado no mundo comercial. (A segunda língua aceita internacionalmente é o francês.)

(c) Ele deve estar familiarizado com os fatos sobre os quais está escrevendo uma carta, caso contrário não pode expressar fielmente os fatos e os pontos de vista.

(d) Ele também deve conhecer os termos técnicos e frases necessárias para serem usados ​​em tipos específicos de letras. Ele pode ter a ajuda de diferentes tipos de dicionários disponíveis no mercado.

(e) Ele deve planejar antes de escrever uma carta.

(f) Caso ele esteja escrevendo uma resposta, ele deve ler a carta de iniciação com muito cuidado.

g) A redacção dependerá muito da natureza do destinatário.

(2) O Destinatário ou o Destinatário ou o Leitor:

Uma carta é sempre direcionada para um destinatário (ou destinatários). Ele é o comunicador ou o destinatário ou o leitor. Se a letra não é impressionante, o destinatário pode não lê-la e, portanto, não necessariamente um destinatário é o leitor. A elaboração de uma carta depende em grande parte da natureza do destinatário. Além disso, uma carta deve chegar ao destinatário, no menor tempo possível. Isso depende muito do fator externo - a eficiência do sistema postal, a menos que uma carta seja enviada por um mensageiro. A forma de uma carta depende muito da natureza do destinatário.

(3) a mensagem:

Uma carta traz uma mensagem ou estímulo. Pode ser longo ou curto, agradável e desagradável, geral ou particular, regular ou urgente, destinado a um indivíduo ou a muitos, inicial ou responsivo, etc. O estilo de escrita depende muito da natureza da mensagem.