Um sistema de controle de gerenciamento ideal (12 princípios)
Um sistema ideal de controle é aquele que torna a função de controle fácil, eficaz e suave.
1. Adequação:
O sistema de controle deve ser apropriado às necessidades, ao tipo de atividade e às circunstâncias de uma empresa. O controle é executado através da posição gerencial.
O fluxo de informações sobre o desempenho atual deve corresponder à estrutura organizacional empregada. De modo que os desvios podem ser relatados de acordo com postos de trabalho em diferentes níveis da organização.
2. Simplicidade:
Para ser eficaz, o sistema de controle deve ser claro, fácil de entender e operar. A menos que o sistema de controle seja bem compreendido pelos responsáveis pela sua implementação, ele não poderá ter sucesso. Um sistema complexo não só criará obstáculos no desempenho das atividades, mas também não trará os resultados esperados.
3. Objetividade:
A fixação de padrões, medição de desempenho e ação corretiva deve ser objetiva e impessoal. O controle subjetivo e arbitrário não pode ser efetivo. É essencial que os padrões para julgar o desempenho real sejam claros, definidos e declarados em termos numéricos.
4. Econômico:
Os sistemas de controle devem valer seus custos. Eles devem justificar as despesas envolvidas. O custo do sistema de controle não deve exceder as possíveis economias de seu uso. O complicado sistema de controle deve ser evitado para manter uma verificação dos custos de controle.
Portanto, torna-se essencial concentrar o sistema de controle em fatores que são importantes para manter os custos baixos e tornar o sistema econômico.
5. Flexibilidade:
O sistema de controle deve ser flexível, ou seja, viável, mesmo se os planos tiverem que ser mudados. Um bom sistema de controle deve acompanhar o padrão de constante mudança de um mundo dinâmico de negócios. Deve ser sensível às mudanças de condições. O sistema de controle deve ser flexível para que possa ser ajustado a qualquer modificação ou alteração em um plano.
6. Relatórios Rápidos:
O tempo é um elemento importante na aplicação de um sistema de controle. Subordinados devem informar seus superiores rapidamente com resultados reais e todos os desvios dos padrões. Atrasos no relato de informações tornarão o controle ineficaz. A prontidão também é necessária para iniciar a ação corretiva. O relato rápido ajuda no descarte oportuno de desvios.
7. sugestivo:
Um sistema de controle não deve apenas medir o desempenho e detectar desvios; deve sugerir medidas corretivas também. Em outras palavras, um bom sistema de controle deve ser autocorretivo. De fato, um sistema de controle só pode ser efetivo quando é considerado como parte do trabalho interno e não como um mecanismo, operando de fora.
8. Forward-Looking:
O sistema de controle deve ser direcionado para o futuro. De fato, o sistema de controle pode às vezes ser concebido de modo a antecipar possíveis desvios ou problemas.
Deve ser preventivo e não meramente corretivo O controle ideal é espontâneo. As previsões de caixa e o controle de caixa são um exemplo em que um gerente financeiro pode prever as necessidades de caixa futuras e fornecer antecipadamente.
9. Responsabilidade Individual:
O controle pode ser eficaz quando se concentra em indivíduos e não em trabalhos ou trabalhos.
10. Controle de Pontos Estratégicos:
Todos os desvios dos padrões não são de igual importância. Portanto, controlar todos os desvios não é desejável. Portanto, o sistema de controle deve se concentrar em pontos-chave, críticos ou estratégicos, que requerem atenção da gerência. Controle efetivo e eficiente é controle por exceção. Desvios incontroláveis não necessitam de muito cuidado e reflexão.
11. Autocontrole:
Departamentos diferentes podem ser solicitados a se controlarem. Se um departamento pode ter seu próprio sistema de controle, muitos dos controles detalhados podem ser tratados dentro do departamento. Esses sub-sistemas de autocontrole podem então ser ligados por um sistema de controle global.
12. Feedback:
Significa informação sobre o desempenho anterior. Para um controle eficaz, é necessário um fluxo regular de informações sobre o desempenho real. Feedback pode ser fornecido através de contato pessoal, observação ou relatórios. Feedback automático auxilia na tomada de ação corretiva no momento certo ou no ajuste de operações futuras.
