Despesas administrativas: recursos e outros detalhes

Leia este artigo para aprender sobre recursos, métodos e controle de sobrecarga de administração com entradas de diário.

Características:

Os custos indiretos de administração, em comparação com os outros custos indiretos, possuem os seguintes recursos especiais:

(i) Em comparação com outras despesas gerais, a quantidade de despesas administrativas é geralmente pequena.

(ii) Não é possível fixar normas ou padrões adequados para comparação devido à natureza da maioria das despesas administrativas. Devido a isso, não é possível ter o mesmo grau de controle sobre tais despesas que em outras despesas indiretas.

(iii) Os métodos de absorção são na sua maioria arbitrários e devido a isto não é possível ter uma determinação de custos precisa ou equitativa.

As despesas administrativas na maioria das organizações são pequenas. Existem muitas dificuldades que uma preocupação é necessária para enfrentar na contabilização e controle das despesas administrativas. É por isso que alguns contadores preferem que as despesas administrativas sejam tratadas como custos do período e excluídas dos custos do produto. Além disso, não tem relação com a produção ou quantum de vendas de uma preocupação.

Seja qual for o tratamento dado às despesas administrativas, ou seja, para tratá-lo como custos do período ou aplicado às unidades de custo, o procedimento e a análise de tais despesas, ou seja, classificação, alocação e departamentalização são feitos de maneira semelhante àquela adotada para as despesas gerais de fabricação. . As despesas gerais de administração são classificadas de acordo com o seu tipo, natureza ou finalidade da despesa, sendo cada tipo de despesa representado por um Número de Ordem Permanente separado (ou Número da Conta de Custos) atribuído para o efeito.

O conjunto para os números de ordem permanente para despesas de administração deve ser separado e distinto da série de números mantidos para despesas gerais de ether. Para as despesas gerais de administração incorridas durante um período específico, uma conta separada, por exemplo, Conta de controle de despesas indiretas de administração, é aberta nos livros de custos.

Entradas de diário:

A seguinte entrada de diário é passada (no caso de sistema não integral):

Conta de controle de sobrecarga de administração Dr.

Para conta de ajuste do razão geral

Para armazenar contas de controle do razão

Para a conta de controle de salários

(Para despesas de administração incorridas)

Mas em um sistema integrado, o lançamento no diário será:

Conta de Controle de Overheads de Administração Dr.

Para Dinheiro / Credores / Pequenas Lojas / Lojas

Conta de Controle de Ledger / Controle de Salários

Para departamentalização das despesas gerais, a configuração administrativa de uma preocupação é subdividida em certos departamentos. Isso depende de vários fatores e geralmente cada preocupação tem sua própria classificação de tais departamentos de acordo com sua conveniência ou do ponto de vista de custo.

A lista típica de departamentos de administração a serem usados ​​como centros de custo para fins de coleta e controle de tais despesas pode incluir a Direção Geral, o Departamento de Pessoal, o Departamento de Secretariado, o Departamento de Contas, o Departamento Jurídico. Departamento de Propriedade da Fábrica etc. Os itens de despesas que podem ser identificados com um departamento de administração são alocados diretamente a esse departamento. O resto das despesas é distribuído aos vários departamentos em base adequada de uma maneira semelhante à das despesas gerais de fabricação.

Métodos:

Existem três métodos de contabilização de despesas gerais de administração:

1. Por rateio para as divisões de fabricação e venda e distribuição,

2. Por transferência para a conta de lucros e perdas, e

3. Adição como um item separado de custo.

1. Distribuição às Divisões de Fabricação e Venda e Distribuição:

Este método reconhece apenas duas funções básicas de uma preocupação de fabricação, ou seja, fabricação e venda e distribuição. Como as despesas gerais administrativas são incorridas na fabricação, bem como nas divisões de vendas e distribuição, elas são parcialmente cobradas para a fabricação e, em parte, para as despesas de vendas e distribuição, de forma realista. O efeito final é que as despesas gerais de administração perdem sua identidade e se fundem com as despesas gerais de fabricação, vendas e distribuição.

As despesas administrativas incorridas são debitadas na conta de controle de despesas indiretas de administração. No rateio, a quantidade de despesas administrativas relativas à produção é transferida para a Conta de Controle de Custos indiretos de obras e o montante destinado à venda e distribuição é transferido para a conta de Controle de despesas indiretas de vendas e distribuição.

As entradas na conta de controle de despesas indiretas de administração serão exibidas da seguinte maneira:

O principal problema neste método é selecionar a base adequada para o rateio de despesas gerais administrativas com as despesas gerais de fabricação e venda e distribuição. Para este propósito, cada item de despesas gerais administrativas é analisado. Em relação a alguns dos itens, é possível fazer alocação direta de acordo com o valor gasto para cada divisão. Na maioria dos casos, entretanto, uma base equitativa deve ser descoberta. As bases selecionadas são semelhantes àquelas adotadas para despesas gerais de fabricação.

Por exemplo:

Vantagens:

As principais vantagens reivindicadas para este método são:

(i) Existem apenas duas funções básicas de uma preocupação de fabricação, ou seja, fabricação e venda e distribuição. Administração As despesas indiretas são auxiliares ou incidentais a essas funções básicas. Essas despesas, portanto, não têm identidade separada e devem ser suportadas apenas por essas duas divisões básicas.

(ii) Para determinar corretamente o custo de produção e venda, os gastos gerais de administração devem ser incluídos neles.

(iii) Os custos de produção e venda e distribuição são suscetíveis a um melhor controle. A fusão de despesas gerais de administração com despesas gerais de produção e vendas e distribuição facilita o controle.

Críticas:

As principais críticas contra este método podem ser dadas da seguinte forma:

(i) O rateio para as duas divisões funcionais apresenta considerável dificuldade; os métodos adotados para esse fim são, em sua maioria, arbitrários e, portanto, os resultados não são confiáveis.

(ii) Administração também é uma função principal. A mesclagem do custo de administração distorce o relacionamento entre essas funções.

(iii) Se o custo de administração não puder ser controlado, não pode seguramente ser controlado pela sua fusão com as outras classes de despesas gerais.

2. Transferência para a conta de ganhos e perdas de custos:

Esse método funciona com base no princípio de que as despesas administrativas não têm relação direta com a atividade de fabricação e vendas de uma preocupação. As despesas gerais de administração são principalmente custos fixos que não variam com unidades de produção ou vendas e, como tal, são tratados corretamente como custos de período por transferência direta para a conta de cálculo de lucros e perdas.

Outro motivo dado para este tipo de tratamento é que parece não haver uma base equitativa para cobrar despesas gerais de administração a outras funções ou produtos. Esse tratamento contábil é simples. No final do período contábil, como uma etapa no fechamento dos livros, uma entrada é feita debitando a conta de lucros e perdas de cálculo de custos e creditando a conta de custos indiretos de administração.

Assim, a conta de despesas gerais de administração será como abaixo:

As principais críticas contra esse método são:

(i) Administração é uma função igualmente importante como fabricação e venda. Deve ter sua identidade separada e não deve ser ignorada.

(ii) A não inclusão de despesas gerais de administração subestima os custos de empregos, processos, etc.

(iii) A inadequação do controle das despesas gerais de administração não deve ser motivo para sua exclusão dos custos.

3. Adição como um item separado de custo:

Neste método, os custos indiretos de administração são adicionados separadamente ao custo dos trabalhos ou produtos vendidos. Para este propósito, uma base eqüitativa é selecionada para o rateio do overhead ao custo do produto.

As bases selecionadas são:

(i) Valor de Venda,

(ii) Quantidade de Vendas,

(iii) custo de venda,

(iv) Custo de Fabrico,

(v) Unidades fabricadas,

(vi) Lucro Bruto sobre Vendas e

(vii) Custo de Conversão.

A taxa a ser aplicada é geralmente uma e é calculada como abaixo:

A base de custo de conversão também é melhor em comparação com a base de custo de obras, porque o custo do material consumido em um produto não tem relação com tais despesas. A base específica a ser selecionada para uma preocupação depende de sua adequação e eqüitabilidade sob as circunstâncias dadas.

Controle de despesas administrativas :

As despesas gerais administrativas são principalmente fixadas na natureza e incorridas por conta da política geral da administração. Assim, eles geralmente não são controláveis, particularmente no nível inferior de gerenciamento. Devido a isso a maioria dos contadores não acham correto introduzir e operar um sistema de controle de despesas administrativas.

No entanto, algum controle pode ser exercido por um dos seguintes métodos :

(i) Por classificação e análise adequadas das despesas gerais e comparação com desempenho passado.

(ii) Por meio de sistema de controle orçamentário.

(iii) pelo uso de padrões.

(i) Controle através da Classificação e Análise das Despesas Gerais e Comparação com Desempenho Anterior:

As despesas incorridas em cada tipo ou classe (em Pedidos Permanentes) são coletadas para cada um dos departamentos administrativos e comparadas periodicamente com as despesas correspondentes incorridas durante um período especificado para fins de controle e formulação de políticas.

Por exemplo, se o custo de apoiar um departamento jurídico for conhecido e a extensão das atividades do departamento jurídico estiver disponível, a decisão pode ser tomada quanto a ser mais econômico continuar a manter um departamento jurídico separado ou empregar um departamento jurídico. consultor jurídico.

(ii) Controle através do Orçamento:

A técnica de controle orçamentário aplicável às despesas gerais de fabricação também é adotada para o controle orçamentário das despesas gerais administrativas. Os orçamentos são fixados para cada item de sobrecarga de administração para cada departamento administrativo, de modo que a comparação periódica com o real possa ser feita e as responsabilidades possam ser fixadas nos departamentos.

(iii) Controle através do Uso de Padrões:

A natureza das atividades administrativas impede a elaboração de padrões de custos administrativos na mesma medida e com o mesmo grau de precisão que podem ser aplicados às divisões de fabricação e venda. No entanto, existem alguns tipos de trabalho, como clerical, datilografia, postagem, arquivamento e faturamento nos departamentos administrativos para os quais unidades de medida padrão e custos padrão podem ser estabelecidos.

Apesar de essas atividades poderem representar uma pequena parte do custo total, é coerente com uma política eficaz de boa gestão introduzir controles sob a forma de padrões onde e quando essas formas de avaliação de eficiência e produtividade puderem ser implementadas. usava.