10 Técnicas usadas no gerenciamento para obter informações necessárias

Algumas das ferramentas e técnicas usadas na administração para obter as informações necessárias são: (1) Cada unidade de negócios requer quantidade suficiente de capital para seu bom funcionamento, (2) contabilidade financeira, (3) contabilidade de custos históricos, (4) custeio padrão, (5) Controle de orçamentos, (6) Custeio marginal, (7) Contabilidade de decisão, (8) Contabilidade de controle, (9) Contabilidade de reavaliação e (10) Comunicação ou relatório:

A administração requer informações contábeis para desempenhar suas funções de maneira sistemática e científica. Nenhuma técnica ou ferramenta única pode fornecer todas as informações desejadas. Consequentemente, a administração precisa recorrer a várias técnicas para obter as informações necessárias.

Essas ferramentas e técnicas podem ser descritas da seguinte maneira:

(1) Toda unidade de negócios requer quantidade suficiente de capital para seu bom funcionamento:

O capital é necessário para investimentos de longo prazo, bem como para investimentos de médio e curto prazo. Suficiência de capital é a situação ideal para um negócio e ajuda muito a alcançar o sucesso desejado. Nem a escassez de capital nem a sua abundância são desejáveis. Assim, o planejamento financeiro compreende a estimativa correta da extensão do capital necessário, a determinação das fontes das quais ele será obtido e a relação entre os diferentes montantes a serem obtidos de diferentes fontes.

A relação entre o capital social e o capital social preferencial, entre empréstimos de longo e curto prazo, é de vital importância. Além disso, as políticas de crédito e desconto a serem seguidas devem ser determinadas.

(2) Contabilidade financeira:

A contabilidade financeira faz um registro sistemático das transações comerciais e as analisa de modo que o lucro ou a perda para um determinado período possa ser determinado e que um balanço como em uma data específica possa ser elaborado. Muitas técnicas de contabilidade gerencial extraem as informações necessárias dos registros da contabilidade financeira. Estes são análise de demonstrações financeiras, análise de relação, declaração de fluxo de fundos etc.

(3) Contabilidade de custos históricos:

A contabilidade de custos históricos se preocupa com o registro real em ou após a data em que são incorridos. Basicamente, existem dois sistemas de custeio - Custos de trabalho e Custeio de processo. O custo histórico, por si só, é de valor limitado, pois o desempenho ineficiente, se houver, não pode ser verificado e controlado no exato momento de sua ocorrência neste sistema. Mas o moderno sistema de Custeio Padrão, que ajuda muito no controle de custos em um estágio inicial, depende muito dos dados fornecidos pela contabilidade histórica de custos.

(4) Custeio padrão:

É o método mais eficaz disponível para controlar o desempenho e os custos. Desenvolve a mentalidade voltada para o futuro na equipe de gerenciamento. Sob este sistema, um padrão é fixado para cada trabalho e, sob condições normais, espera-se que o custo real seja comparado com o padrão. Na conclusão de um trabalho, o custo real é comparado com o custo padrão e a variância é descoberta.

As causas das variâncias são então analisadas e, se forem controláveis, elas são controladas então e ali de modo que, no futuro, elas não causem tais variações. Portanto, essa técnica ajuda muito no controle de custos e na obtenção dos custos mais próximos possíveis.

(5) controle da peritagem:

O controle de orçamentos mostra políticas e planos em termos financeiros. Sob este sistema, a meta para futuras produções, vendas, etc., é pré-determinada e um orçamento para cada departamento é preparado com antecedência. Existe, invariavelmente, uma Comissão de Orçamento para estabelecer a coordenação entre os diferentes departamentos. Por meio de orçamentos, as responsabilidades dos agentes envolvidos são estabelecidas.

O desempenho real é comparado com o orçado e as variações, se houver, são conhecidas. As causas para esses desvios são então resolvidas e o funcionário responsável em questão é solicitado a tomar as medidas adequadas para impedir sua recorrência no futuro. Desta forma, os custos são mantidos dentro dos limites fixados.

(6) Custeio marginal:

As técnicas de custeio marginal ajudam muito a chegar a decisões de gerenciamento sólidas. A característica distintiva desta técnica é a divisão de custos em custos variáveis ​​e fixos. Custos variáveis ​​ou marginais são aqueles que variam na mesma proporção em que a produção varia. Custos fixos são aqueles que não são afetados por alterações na saída com certos limites. Sob esta técnica, apenas os custos variáveis ​​são tratados como custos do produto.

Os custos fixos não são distribuídos aos centros de custo ou produtos como no sistema de custeio por absorção. Em vez disso, eles são tratados como custos do período. O excesso de receita de vendas sobre os custos variáveis ​​é denominado como 'Contribuição'. Os custos fixos totais de um período são deduzidos da contribuição total do período e o valor resultante é o lucro ou perda desse período. Esta técnica provou ser muito útil, particularmente para chegar a decisões corretas sobre a utilização de curto prazo da produção.

(7) Contabilidade de decisão:

Uma das funções mais importantes da alta administração é tomar decisões. A tomada de decisão significa a escolha de várias alternativas. A avaliação das alternativas pode ser feita de forma racional e, nesse caso, o uso de figuras torna-se essencial. Com a ajuda de números, pode ser definitivamente saber como cada alternativa afeta a produção, as vendas e os lucros. Ao selecionar a alternativa mais lucrativa, os lucros do negócio podem ser maximizados ou as perdas podem ser minimizadas.

De fato, a contabilidade de decisão não é um sistema separado. Apela a todos os outros sistemas para produzir informação que indique ao gerenciamento que o projeto provavelmente maximizará o lucro ou minimizará a perda. Se a decisão não for baseada em fatos e números, ela será feita de forma intuitiva e, no caso, o desempenho real revelará se a decisão foi boa ou ruim. Este processo de "tentativa e erro" pode revelar-se desastroso para uma empresa a qualquer momento, porque é como dirigir um automóvel em uma estrada escura, sem luzes e freios.

(8) Contabilidade de controle:

Novamente, isso não é realmente um sistema separado de contabilidade. O controle orçamentário e o custeio padronizado, técnicas já discutidas, possuem dentro de si seus próprios mecanismos de controle. Nessas, as variâncias são calculadas, suas causas são analisadas e ações corretivas são tomadas para removê-las, se for possível fazê-lo.

Da mesma forma, o controle também é oferecido por verificação interna, auditoria interna, revisão legal de contas, etc. Também abrange a contabilidade de responsabilidade na qual vários centros de responsabilidade são estabelecidos em uma empresa. O custo total é alocado para esses centros. Em cada centro, os custos controláveis ​​e incontroláveis ​​são calculados separadamente. O oficial em questão é responsável pelos custos controláveis ​​em seu centro.

(9) Contabilização de reavaliação:

Também é conhecido como contabilidade de valor de reposição. Preocupa-se com a apuração do valor de reposição de um ativo e, assim, garante que o capital seja mantido intacto em termos reais e que o lucro seja calculado com esse fato em mente.

(10) Relatórios ou comunicação :

Inclui a apresentação de resultados e fatos do negócio antes da administração, de modo que estes possam ser facilmente compreendidos pela gerência e decisões apropriadas possam ser tomadas a tempo. Para isso, a ajuda de relatórios, diagramas, gráficos, gráficos, declarações, etc, é tomada.